Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Ablauf, Pflichten und Vorlage

Was die E/A-Rechnung ist

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ist die einfache Form der Gewinnermittlung. Dein Gewinn ist schlicht die Summe deiner Betriebseinnahmen minus die Summe deiner Betriebsausgaben. Es gibt keine Bilanz, keine Konten im klassischen Sinn und keine Inventur. Für die allermeisten EPU ist das die passende Methode.

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip

Entscheidend ist der Zeitpunkt der Zahlung, nicht der Zeitpunkt der Rechnung. Eine Einnahme zählt in dem Jahr, in dem das Geld auf deinem Konto ist. Eine Ausgabe zählt, wenn du sie bezahlst. Schreibst du im Dezember eine Rechnung, die erst im Jänner bezahlt wird, gehört sie steuerlich ins neue Jahr. Bei regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen rund um den Jahreswechsel gibt es eine kurze Zurechnungsfrist von 15 Tagen.

Was du aufzeichnen musst

• Alle Betriebseinnahmen mit Datum, Betrag und Beleg
• Alle Betriebsausgaben mit Datum, Betrag und Beleg
• Ein Anlagenverzeichnis für Wirtschaftsgüter, die du über mehrere Jahre abschreibst
• Ein Fahrtenbuch, wenn du ein Fahrzeug betrieblich nutzt
• Ein Wareneingangsbuch, wenn du mit Waren handelst

Geringwertige Güter und Abschreibung

Anschaffungen bis 1.000 Euro netto sind geringwertige Wirtschaftsgüter und im Jahr des Kaufs sofort voll absetzbar. Teurere Anlagen wie ein Laptop oder Möbel schreibst du über ihre Nutzungsdauer ab. Diese Absetzung für Abnutzung, kurz AfA, verteilt die Kosten auf mehrere Jahre. Das Anlagenverzeichnis hält fest, was wann angeschafft und wie abgeschrieben wird.

Belegpflicht und Aufbewahrung

Zu jeder Buchung gehört ein Beleg. Diese Belege musst du sieben Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des jeweiligen Jahres (§ 132 BAO). Digitale Belege sind zulässig, solange sie lesbar und vollständig bleiben. Wer sauber und laufend erfasst, spart sich den Belegberg am Jahresende.

Die Basispauschale als Alternative

Statt jede Ausgabe einzeln zu erfassen, kannst du unter bestimmten Voraussetzungen eine Betriebsausgabenpauschale nutzen. Bei der Basispauschale nach § 17 EStG setzt du pauschal 12 Prozent deines Umsatzes als Ausgaben an, ohne Einzelnachweis. Das lohnt sich, wenn deine tatsächlichen Ausgaben niedrig sind. Ob Einzelnachweis oder Pauschale günstiger ist, rechnet sich am besten mit konkreten Zahlen aus.

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