Fahrtenbuch in Österreich: Pflichtinhalte, Kilometergeld und App statt Excel

Wann du ein Fahrtenbuch brauchst

Ein Fahrtenbuch ist immer dann sinnvoll oder nötig, wenn du ein Fahrzeug sowohl privat als auch betrieblich nutzt und die betrieblichen Fahrten steuerlich geltend machen willst. Es trennt saubere betriebliche von privaten Kilometern. Ohne belastbaren Nachweis erkennt das Finanzamt die Fahrten im Zweifel nicht an.

Diese Angaben gehören in jede Fahrt

• Datum der Fahrt
• Ausgangsort und Zielort
• Zweck der Fahrt, also der betriebliche Anlass
• Gefahrene Kilometer
• Bei Bedarf der Kilometerstand zu Beginn und Ende

Kilometergeld oder tatsächliche Kosten

Für betriebliche Fahrten mit dem Privatauto gibt es zwei Wege. Beim Kilometergeld setzt du pauschal 0,50 Euro pro Kilometer an, dieser Wert wurde 2025 angehoben. Das Kilometergeld deckt sämtliche Kosten wie Treibstoff, Versicherung und Abnutzung ab und eignet sich vor allem bei überschaubaren Jahreskilometern. Alternativ rechnest du die tatsächlichen anteiligen KFZ-Kosten ab, was bei intensiver betrieblicher Nutzung günstiger sein kann. Beide Wege verlangen einen Nachweis, und das ist das Fahrtenbuch.

Firmenauto und Sachbezug

Nutzt du ein Firmenfahrzeug auch privat, entsteht ein Sachbezug. Er beträgt in der Regel 2 Prozent der Anschaffungskosten pro Monat, 1,5 Prozent bei Fahrzeugen mit geringem CO2-Ausstoß und 0 Prozent bei reinen Elektroautos. Die maßgebliche CO2-Grenze sinkt jährlich, prüfe daher den aktuellen Wert. Ein Fahrtenbuch kann helfen, den Sachbezug bei geringer Privatnutzung zu reduzieren.

Typische Fehler

• Fahrtenbuch erst am Jahresende aus dem Gedächtnis rekonstruieren
• Lücken zwischen den Fahrten
• Runde Kilometerangaben ohne nachvollziehbare Route
• Private und betriebliche Fahrten vermischen

Warum eine App besser ist als Excel

Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und unveränderbar geführt sein. Excel-Dateien lassen sich nachträglich ändern, was die Beweiskraft schwächt. Eine App zeichnet Fahrten direkt auf und protokolliert sie lückenlos.

Wie Prokuro dich unterstützt

In Prokuro startest du eine Fahrt per Klick, das Live-Tracking erfasst deinen Standort und erstellt per Reverse-Geocoding einen Fahrten-Entwurf mit Start, Ziel und geschätzter Strecke. Alternativ gibst du die Adresse ein und Prokuro berechnet die echte Route. Kilometergeld und Sachbezug rechnet das System automatisch. Mehr bei den Funktionen oder in der Testphase.